Adaptar empresas a la Ley de Protección de datos

¿Cómo adapto mi empresa a la ley de protección de datos?

En España y mediante la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, se adaptó la normativa dictada por la Unión Europea. Por ello, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ya es aplicable el territorio español.

Teniendo esta normativa en cuenta, es importante que nos adaptemos al contenido de la nueva ley de protección de datos; de esa forma evitaremos importantes sanciones e indemnizaciones. ¿Conoces los preceptos de esta ley? Es muy posible que te afecten más de lo que piensas. A continuación, analizamos los más importantes.

Protección de los datos personales

En los últimos tiempos, la sociedad ha ido tomando conciencia sobre la importancia que puede tener nuestra información personal. Es precisamente para proteger tus datos personales que ha entrado en vigor el reglamento general de protección de datos (RGPD).

¿Cuál es el alcance de estas normas? Son obligatorias para todo aquel que procese información en el ámbito de territorio de la Unión Europea; la adaptación a esta ley es de total obligación sin excepciones, salvo algunas previstas de forma muy específica.

Desde la vigencia de esta ley, cualquier formulario que recoja información de carácter personal tiene que adaptarse sus preceptos: Principalmente son dos parámetros a los que se debe atender: informar de manera clara el tratamiento que se le va a hacer a los datos recogidos, y por otro lado recabar el consentimiento expreso del ciudadano para ese tratamiento.

Respecto a la información a proporcionar, la misma debe incluir una serie de elementos comunes. Por ejemplo, el destino de la información recabada y su finalidad, si estos datos serán cedidos a terceros y sobre todo informar acerca de todos los derechos que afectan al acceso, modificación, cancelación o supresión de los datos facilitados.  

El derecho al olvido

Hay que destacar la incorporación de una nueva figura en esta ley: se trata del derecho al olvido. Con este derecho, se faculta a toda persona a poder solicitar la eliminación de los datos, cuando estos no estén sujetos a lo dispuesto por el RGPD.

En relación al consentimiento expreso que ha de otorgar el ciudadano, puede ser obtenido mediante casillas de verificación cuando ha estado expuesto anteriormente qué tipo de información se va a recoger y su destino. Es decir, en relaciones anteriores con quien debería solicitar el consentimiento expreso de un usuario para el uso de sus datos, dicho usuario ya otorgó dicho consentimiento.

El carácter de este consentimiento viene definido en la propia Ley Orgánica 3/2018, artículo 6, según con lo dispuesto en el Reglamento europeo. El consentimiento ha de ser una “manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que este acepta (…) el tratamiento de datos personales que le conciernen.

Otras cuestiones de la Ley

Una de las novedades normativas más significantes ha sido la figura del delegado de protección de datos (DPD). El DPD será el encargado del asesoramiento acerca del tratamiento de información, de su supervisión y de cooperar con la Agencia Española de Protección de Datos.

El artículo 34 de la LO 3/2018 regula 16 supuestos en los que será necesaria la designación de un delegado de protección de datos.

Todo lo anterior expuesto cobra relevancia teniendo en cuenta el régimen sancionador previsto en esta ley, recogido en el Título XI, artículo 70 y siguientes. En la práctica, las sanciones previstas por un mal tratamiento o inadecuado uso de datos alcanzan cifras elevadas, que es posible evitar.

Por otro lado, hay que destacar la novedad introducida respecto a la posibilidad que tiene cualquier perjudicado, en relación con cualquier infracción del Reglamento, para poder obtener una indemnización económica.

Otros consejos importantes para llevar a cabo una transición completa en la adaptación a esta ley, pueden ser tales como una innovación tecnológica, formación de empleados, o la actualización de los sistemas de seguridad.

En definitiva, realmente no existe flexibilidad respecto al contenido de los preceptos de la ley de Protección de datos. Son de implantación obligatoria en cualquier empresa o gestor de servicios; más aún si se tienen en cuenta las sanciones e indemnizaciones a las que se puede llegar a hacer frente.

Como siempre en estos casos, lo más recomendable es solicitar los servicios de una asesoría profesionalizada acerca de todos los pasos y trámites a seguir, para poder tener la certeza de no estar incurriendo en ninguna infracción prevista en la norma.

forma jurídica de una empresa

Tipos de sociedades: forma jurídica de una empresa

A la hora de emprender un proyecto empresarial, la forma jurídica a elegir es de vital importancia para la viabilidad de tu negocio. Dentro de las diferentes opciones sobre la forma jurídica de una empresa, las más populares en el mundo empresarial son las sociedades anónimas (SA) y las sociedades de responsabilidad limitada, comúnmente conocidas como Sociedades Limitadas  (SL o SRL).

Ambas figuras pertenecen al grupo de sociedades capitalistas; aquellas en las que la aportación del capital por parte de los socios prevalece sobre el patrimonio personal del titular o titulares de la SL. 

A la hora de elegir la forma jurídica de una empresa, ambos tipos de sociedades poseen distintas ventajas e inconvenientes; a continuación, vamos clarificar estas cuestiones que rodean a la sociedad limitada y a la sociedad anónima.

Características de la Sociedad Anónima

Esta denominación societaria encaja mejor con aquellas empresas que cuentan con un alto volumen de negocios. Está diseñada para las aportaciones elevadas de capital y compuestas  por un gran número de socios; aunque se prevé la modalidad de sociedad anónima unipersonal para aquellas creadas por un único socio.

Entre sus características más destacadas, encontramos en primer lugar que el capital mínimo de constitución debe ser de 60.000 euros; sobre este importe, al menos un 25% deberá ser desembolsado al momento de la constitución. Este capital en el futuro será dividido en acciones nominativas o al portador, que vienen a representar la participación de cada socio en la empresa.

En segundo lugar, podemos mencionar la posibilidad de transmitir libremente esas acciones, que podrán cotizar además en mercados oficiales autorizados por la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV). Al respecto, los socios sólo responderán de las deudas contraídas con el capital aportado a la sociedad, y nunca con el patrimonio personal.

Por último, la constitución de esta sociedad se ve supeditada a la escritura pública con inscripción en el Registro Mercantil, con la aportación de diversa documentación; nombres de los administradores, la razón social, el objeto de actividad del negocio, domicilio social o los estatutos por los que se regirá entre otros.

Características de la Sociedad Limitada

Por su parte, la denominación social de Sociedad Limitada encajaría con la formación de pequeñas y medianas empresas; siendo, de esta forma, los trámites para su constitución más sencillos y económicos. Para su constitución es necesario al menos un único socio, que de ser así se pasará a ser una sociedad limitada unipersonal.

El capital mínimo que en la sociedad limitada ha de ser aportado es de 3000 euros, que deberán ser desembolsados en su totalidad en el momento de la constitución. Este capital será dividido en participaciones sociales de carácter indivisible y, a diferencia de las sociedades anónimas, tendrán restringida su transmisibilidad y no podrán cotizar en bolsa.

En el caso de que se desee transmitir las participaciones sociales, este hecho deberá ser comunicado a los órganos de administración; los administradores deberán autorizar este movimiento en todo caso constando en documento público.

Al igual que en la anterior figura, la responsabilidad generada por deudas sólo será correspondida con el capital limitado a la aportación efectuada por cada socio y nunca con el patrimonio privativo del mismo.

Por último, apenas hay diferencias en los requisitos de constitución respecto a las sociedades anónimas siendo estos los mismos que la anterior figura. Además, la obligación tributaria de presentar el Impuesto de Sociedades y el Impuesto de Valor Añadido (IVA) es igual para ambas denominaciones.

Forma jurídica de una empresa

Forma jurídica de una empresa, conclusiones

En resumen, la elección entre una figura u otra dependerá directamente de la actividad empresarial que se va a llevar a cabo, así como de la magnitud de la misma.

La sociedad limitada es aconsejable para empresas familiares, pequeñas o medianas, ya que el capital mínimo exigido no es muy alto además de que su mantenimiento es más económico; y en todo caso no se generarán responsabilidades individuales a los socios.

Sin embargo, la intransmisibilidad de las participaciones es un asunto complejo. No olvidemos que la entrada de nuevos socios puede verse limitada, así como la posición individual de cada socio.

Por el otro lado, la sociedad anónima está destinada para aquellas formaciones compuestas principalmente por un elevado número de socios, con la previsión de grandes movimientos de capital. La incorporación de nuevos socios resulta más fácil debido a la transmisión de acciones; los nuevos socios tampoco tendrán responsabilidades en el patrimonio individual.

No obstante, las exigencias de mantenimiento son más rigurosas exhaustivas que en el caso de la sociedad limitada, tanto a nivel de órganos de administración como en términos económicos, sin olvidar el alto aporte de capital mínimo.

Por ello, llegado el momento de elegir la denominación societaria respectiva, conviene realizar un análisis sobre los objetivos a perseguir; también hay que analizar la situación financiera en el momento de la constitución para asegurarse de tomar el camino correcto.

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