Guía de Retenciones en Facturación Internacional para evitar sanciones

La era del trabajo remoto ha permitido que muchos profesionales españoles (freelancers, autónomos y nómadas digitales) ofrezcan sus servicios a clientes de cualquier parte del mundo. Sin embargo, emitir facturas internacionales puede resultar confuso si no se domina la normativa fiscal o no se utilizan herramientas adecuadas. 

Si trabajas desde tu portátil en Bali, Lisboa o Madrid, y tienes clientes en distintas zonas horarias, aquí encontrarás la información esencial para facturar correctamente al extranjero y descubrir cómo plataformas como easyap pueden ayudarte a automatizar y simplificar este proceso.

Retenciones en facturación internacional y nómadas digitales

Para quienes trabajan online desde cualquier lugar, facturar a clientes internacionales implica generar documentos fiscales que respalden el cobro de servicios prestados fuera del territorio español.
Esto implica considerar factores como:

• Tratamiento del IVA,
• Formato de las facturas aceptadas internacionalmente,
• Divisas extranjeras y fluctuaciones de cambio,
• Comprobación del registro fiscal del cliente.
  

Aunque trabajes “desde el mundo”, tu residencia fiscal sigue siendo España (salvo casos de cambio de residencia formal), por lo que debes cumplir tanto la normativa española como la correspondiente al país de tu cliente. En España, la referencia normativa principal sigue siendo:

• La Ley del IVA (Ley 37/1992)
• El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). 

 

¿Cuándo aplica la retención por pagos al extranjero?

Precisamente por mantener residencia fiscal en España, no solo debes considerar el IVA y la forma de emitir facturas, sino también si corresponde o no aplicar retención al pagar a colaboradores o proveedores internacionales. La retención puede ser obligatoria cuando el servicio se considera generador de renta en territorio español o cuando el destinatario del pago no demuestra adecuadamente su residencia fiscal fuera de España.

Si te encuentras ante esta situación (o sospechas que podrías estarlo) es fundamental contar con asesoramiento especializado que analice tu caso y evite errores costosos. Con TeGestionamos tendrás la tranquilidad de operar correctamente, pagando solo lo que corresponde y manteniendo tu actividad internacional segura frente a Hacienda.

¿Puedo emitir facturas a clientes de otros países como autónomo?

Sí. No importa si eres diseñador web, consultor de marketing, programador, redactor, traductor o gestor de comunidades:

Cualquier autónomo o profesional español puede facturar a clientes extranjeros.

Eso sí, debes asegurarte de cumplir con ciertos requisitos básicos:

• Tener NIF intracomunitario si trabajas con clientes de la UE.
• Aparecer en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
• Utilizar un sistema o software que pueda gestionar divisas y validar datos fiscales.

Esto se tramita a través de la Agencia Tributaria española, y para la gestión automatizada puedes apoyarte en nuestra asesoría y servicios, justamente para evitar sanciones al facturar al extranjero, así como retenciones en facturación internacional.

¿Cómo se emite una factura internacional siendo autónomo o freelancer?

El proceso es simple si lo tienes claro. El flujo típico es:

1. Verificar al cliente

• Si es de la UE → comprueba su NIF intracomunitario en VIES.
• Si es de fuera de la UE → revisa que sus datos fiscales sean válidos en su jurisdicción.

2. Determinar si se debe aplicar IVA

• UE con NIF intracomunitario: no aplicas IVA.
• UE sin NIF intracomunitario: debes aplicar IVA español.
• Cliente fuera de la UE: normalmente no se aplica IVA en España.

3. Elaborar la factura

Debe incluir:

• Tus datos fiscales y los del cliente.
• Identificadores fiscales respectivos.
• Detalle del servicio prestado (no solo “servicio”, sino descripción clara).
• Divisa utilizada y tipo de cambio si corresponde.
• Mención legal que justifique la exención de IVA, si aplica.

4. Envío de la factura

Muchos freelancers envían facturas en PDF, pero cada vez más se recurre a herramientas de facturación electrónica automatizada, que garantizan registro, cumplimiento y profesionalidad.

 

¿Tengo que cobrar IVA al trabajar con clientes extranjeros?

Depende de quién sea tu cliente y dónde tribute:

• Si tu cliente es una empresa o profesional dentro de la UE y tiene NIF intracomunitario → factura sin IVA.
• Si es un particular dentro de la UE → se aplica IVA español.
• Si es cliente extracomunitario → no se aplica IVA en España, aunque pueden existir impuestos en destino (no te afectarán a ti).

¿Por qué es importante gestionar correctamente la facturación si eres nómada digital?

Una gestión fiscal adecuada te evita dolores de cabeza. Usar un sistema automatizado te aporta:

• Seguridad legal y fiscal,
• Mayor fiabilidad y profesionalidad ante tus clientes,
• Menos errores manuales,
• Menos tiempo perdido en tareas administrativas,
• Mayor enfoque en tu actividad principal (trabajar y viajar).

Problemas comunes para nómadas digitales cuando facturan al exterior

Entre los errores más habituales están:

• Aplicar IVA cuando no corresponde,
• Desconocer el IVA intracomunitario,
• Emitir facturas en formatos no válidos,
• Usar divisas sin actualizar tipo de cambio,
• Emitir facturas sin referencia legal adecuada,
• Errores en ID fiscal del cliente.

TeGestionamos te ayuda a evitar sanciones al facturar al extranjero

¿Tienes clientes en el extranjero y no sabes cómo emitir tus facturas sin liarte con el IVA, la normativa o los documentos fiscales?
Respira. Nosotros TeGestionamos.

Si eres freelance, autónomo o nómada digital, tu tiempo vale más que un Excel interminable o una tabla de conversión de divisas. Tu trabajo es crear, desarrollar, diseñar, gestionar campañas, producir resultados mientras nosotros lidiamos con Hacienda. 

¡Contáctanos para empezar! No por nada somos uno de los servicios más buscados de España.

Preguntas frecuentes

 

Respondemos preguntas frecuentes con más información de valor:

¿Cuándo aplica la retención por pagos al extranjero?

En España, al pagar a un proveedor o profesional que reside fiscalmente fuera del país, existe la obligación de aplicar retención si el servicio se entiende como prestado dentro del territorio español y el receptor no puede acreditar residencia fiscal mediante certificados válidos.

Esto incluye casos como:

• Servicios digitales prestados a empresas españolas,
• Royalties o derechos de autor,
• Servicios profesionales sin demostración de residencia fiscal.

¿Cómo ayuda TeGestionamos?

• Verificamos la residencia fiscal real del proveedor extranjero,
• Gestionamos la documentación para evitar retenciones innecesarias,
• Comprobamos que los servicios estén jurídicamente ubicados fuera de España cuando corresponda.

Así evitas sorpresas con Hacienda y retenciones aplicadas por error.

¿Cuándo se aplica el 2,75% de retención?

El tipo de retención del 2,75% aparece en casos específicos de pagos internacionales relacionados con convenios de doble imposición o con determinadas categorías de rentas.

En la mayoría de ocasiones aparece cuando:

• Se aplica un convenio con reducción de retención respecto al estándar,
• Existe documentación de residencia fiscal válida,
• Impuesto reducido según normativa bilateral.

¿Cómo ayuda TeGestionamos?

• Analizamos en qué casos corresponde el 2,75% o un tipo distinto,
• Revisamos qué tratado aplica con cada país (por ejemplo Alemania, Francia, Portugal, EE.UU., etc.),
• Evitamos que apliques un porcentaje erróneo que pueda generar sanciones o regularizaciones.

 ¿Cuándo se aplica la retención por pagos al exterior?

Normalmente se aplica cuando:

• El destinatario del pago es no residente en España y recibe ingresos sujetos a tributación en territorio español,
• No existe documentación que certifique su residencia fiscal,
• O el servicio se considera efectivamente realizado en España.

En resumen: si pagas a un profesional extranjero pero no se demuestra claramente que el trabajo se prestó fuera del país, puede existir obligación de retención.

¿Cómo ayuda TeGestionamos?

• Solicitamos y archivamos certificados fiscales del país del proveedor
• Justificamos correctamente la territorialidad del servicio
• Elaboramos informes de respaldo ante Hacienda.

Te aseguramos que pagues correctamente… y solo lo que corresponde.