Retenciones profesionales en facturas no pagadas: Guía completa para deducir el IRPF
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Las retenciones profesionales son importes que se descuentan de la factura emitida por un autónomo o profesional y se ingresan en Hacienda como anticipo del IRPF. La normativa española establece que estas retenciones son obligatorias para determinados tipos de servicios, generalmente del 15 % o del 7 % si se trata de nuevos autónomos.
Uno de los errores más frecuentes es no aplicar retención cuando corresponde o hacerlo con un tipo incorrecto. Esto puede derivar en sanciones, requerimientos de la Agencia Tributaria o errores contables que complican el cierre del ejercicio. Conocer las bases legales y aplicarlas correctamente es el primer paso para evitar problemas con las retenciones profesionales.
¿Cuándo se declaran las retenciones de profesionales?
Las retenciones profesionales deben declararse aunque la factura no haya sido pagada. Esto se debe a que el criterio de devengo prevalece sobre el de caja. Es decir, el hecho imponible se produce en el momento en que se emite la factura, no cuando se cobra.
Por eso, las empresas o autónomos que reciben la factura con retención están obligados a ingresarla en Hacienda dentro del plazo legal. El modelo que se utiliza para esta declaración es el Modelo 111, que debe presentarse de forma trimestral .Tendrás que declarar la factura e ingresar la Retención una vez tengas la factura pagada a tu acreedor.
¿Qué implicaciones fiscales y contables generan las facturas no pagadas?
Las facturas no pagadas generan un problema contable y fiscal importante. Muchas veces se da por hecho que si no se ha cobrado, no hay que declarar ni ingresar la retención, pero esto no es así. Como decíamos, el devengo manda.
Desde el punto de vista fiscal, estás obligado a ingresar la retención en Hacienda si recibiste la factura, aunque no hayas realizado el pago. En términos contables, estas facturas deben figurar como pasivo pendiente de pago. Si no se registra correctamente, puedes distorsionar tus cuentas y cometer errores en tu declaración anual.
Contabilizar facturas pagadas y no recibidas: tratamiento adecuado
En ocasiones, una empresa puede realizar un pago sin haber recibido la factura correspondiente. O puede recibirla, pero no pagarla aún. Ambos casos deben gestionarse correctamente. Las retenciones profesionales deben contabilizarse con base en la fecha de emisión de la factura.
Si se paga sin factura, se registra una cuenta de anticipo. Una vez recibida, se regulariza. Si se recibe la factura y no se paga, se contabiliza como gasto devengado con su correspondiente retención. Es esencial llevar un control detallado de estas situaciones para evitar duplicidades o faltas en la presentación del Modelo 111.
Factura no pagada en el mes: ¿cómo afecta a tu contabilidad?
Cuando tienes una factura no pagada en el mes, debes contabilizar igualmente si ha sido emitida y recibida dentro del ejercicio. Esto afecta tanto al resultado contable como a las obligaciones fiscales asociadas, incluyendo la aplicación de retenciones profesionales.
Desde la perspectiva contable, debe figurar como una cuenta a pagar pendiente. En términos fiscales, tendrás que declarar la retención asociada, incluso si el pago no se ha efectuado todavía. No cumplir con este principio puede generar descuadres, sanciones y errores en el IRPF o en la contabilidad del ejercicio.
Declarar facturas no pagadas: ¿es obligatorio incluirlas?
Sí, declarar facturas no pagadas es obligatorio si la factura ha sido emitida y recibida. El criterio de devengo se impone al de caja en la mayoría de los casos.
Este punto es especialmente importante para los profesionales autónomos, ya que afecta directamente a la base imponible del IRPF. Si no se declara una factura por no haber sido pagada, Hacienda puede considerar que hay una omisión, lo cual implica riesgo de sanción. Por eso recomendamos llevar una contabilidad rigurosa y actualizada.
Factura no pagada por un cliente: acciones posibles y prevención
Cuando un cliente no paga una factura, además del impacto económico, surgen dudas sobre las retenciones profesionales ya declaradas. Si ya se ingresó la retención, el profesional puede encontrarse tributando por un ingreso que en realidad no percibió.
Debe descontar la Retención en su declaración anual, y si la factura sigue sin ser pagada por su cliente, ahí proceder a la reclamación y posterior rectificación de Bases.
En estos casos, se puede solicitar una modificación de la base imponible si se cumplen los requisitos para considerar el crédito como incobrable. También se puede reclamar judicialmente o intentar la compensación en ejercicios futuros. Para prevenir estas situaciones, recomendamos establecer plazos claros de pago, firmar contratos y llevar un seguimiento estricto de los cobros.
TeGestionamos
Gestionar correctamente las retenciones profesionales en facturas no pagadas es una parte esencial de cualquier contabilidad. No hacerlo puede llevar a sanciones fiscales, errores contables y desequilibrios en tu declaración del IRPF. Nosotros te ayudamos a hacerlo bien, desde la emisión hasta la presentación de los modelos correspondientes.
Si quieres evitar errores, controlar tu contabilidad y cumplir con tus obligaciones fiscales, podemos asesorarte. Contamos con formación especializada, asesoría personalizada y herramientas prácticas que te facilitarán cada paso.
Preguntas frecuentes
Contacta con nosotros y evita que una factura impagada se convierta en un problema mayor.
¿Cuándo hay que ingresar las retenciones de profesionales?
Las retenciones profesionales se ingresan a través del Modelo 111 de forma trimestral, dentro de los 20 primeros días de abril, julio, octubre y enero. Si optas por presentar mensualmente, el plazo es el mismo pero cada mes. El criterio de devengo es el que determina el periodo de ingreso.
¿Qué pasa si no se pagan las retenciones?
No ingresar las retenciones profesionales puede acarrear sanciones, recargos e intereses de demora. Hacienda considera esta omisión como una infracción tributaria grave. Además, no te exime de ingresar la cantidad, aunque no hayas pagado la factura. Es una obligación del retenedor.
¿Cuándo un profesional tiene que facturar con retención?
Un profesional debe aplicar retenciones profesionales en sus facturas si realiza actividades incluidas en el artículo 95 del Reglamento del IRPF. Es obligatorio cuando factura a empresas o autónomos. No se aplica cuando factura a particulares, salvo excepciones específicas.
¿Cuándo hay que aplicar retención en factura?
La retención se aplica en el momento de emitir la factura si el profesional está obligado por su actividad. El porcentaje depende del tipo de actividad y del tiempo de alta. En general, es del 15 %, salvo para nuevos autónomos que puede ser del 7 % los primeros años.
Acerca del autor
Clara Isabel Muñoz Lara
Con un título en Administración de Empresas de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez de Venezuela, soy una redactora SEO especializada. Mi experiencia me permite crear contenido de valor para blogs profesionales, abarcando desde artículos empresariales y de contaduría hasta temas legales, siempre con un enfoque informativo y veraz.
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